구매의 발전

1. 패러다임의 변화

 

 패러다임이란 어떤 한 시대를 지배하는 개념이나 틀이라고 정의할 수 있다. 기업은 이런 방식으로 경쟁하여야 한다고 규정지어진 일종의 법칙이나 방법이라고도 표현할 수 있다. 최근 패러다임이 변하고 있다는 말을 여기저기서 자주 듣게 되는데 쉽게 말하면 오늘의 성공 방식이 내일의 성공 방식이 될 수 없다는 의미이다. 예를 들면 한국에서 70년대 연탄을 생산하던 기업은 모든 국민들이 연탄을 사용했기 때문에 성장하며 성공하고 있었다. 그들은 한국의 겨울이 계속 추운 한 연탄은 영원할 것이라고 생각하고 품질 좋은 연탄을 저렴한 가격으로 공급하는 즉, 연탄을 잘 만들어 파는 일에 집중하고 열심히 연탄을 만들었다. 그러나 그들의 연탄에 대한 노력과 열정과는 상관없이, 국민들의 주택 형태가 아파트로 뱐하고 석유와 가스가 난방의 원료로 되면서 연탄의 수요는 급감하기 시작하였다. 결국 연탄 기업은 일을 열심히 안 해서가 아니라 패러다임이 바뀐 탓에 어려워진 것이다. 분명 기업은 오늘 하고 있는 일을 더 열심히 하여 내일 잘 해낼 수 있도록 하는 것인 중요하지만 최근 급변하는 패러다임을 생각하지 않는다면 10년 후에도 그 일만으로 기업이 생존할 수 있을지는 의문이다.

 

 과거에 신용카드 같은 경우는 다른 신용카드사와 경쟁하였다. 이렇게 몇십 년 동안 신용카드 회사가 성공하기 위해선 다른 신용카드사보다 우수한 좋건으로 많은 고객을 유치하기 위해 노력해다. 하지만 현재는 신용카드를 사용하던 사람들이 휴대전화 결제 시스템이 더 편하다고 생각되면 더 이상 신용카드가 아닌 휴대전화로 물건을 사고 금액을 결제하려고 할 것이다. 이말인 즉 신용카드의 경쟁자는 더 이상 다른 신용카드사로 한정되는 것이 아니라 휴대전화 서비스 업체 또는 IT업체가 경쟁자가 될 수 있어 산업 간의 경계가 없어지고 경쟁의 범위와 영역이 사라져 버린 것이다.

 

2. 4차 산업혁명에 의한 구매의 발전

 4차 산업 혁명이 일어난 지금 구매에도 큰 변화와 발전이 있었다. 특히 요즘 신종 코로나 바이러스로 인해 비대면이 당연시되고 감염이 적은 기계와 로봇이 사람을 대체하는 일이 많아지면서 끊임없이 가속화되고 있는 4차 산업 혁명이다. 그렇다면 4차 산업혁명이 구매와 어떤 연관이 있을까?

 

 먼저 빅데이터를 활용한 것이다. 이미 많이 언급되어 친숙한 단어가 된 빅데이터는 그간 기업을 운영하며 축적되어온 수많은 데이터, 고객정보, 공급자 정보, 상품평 등 무수히 많은 양의 정보를 수집하고 분석하여 의미 있는 내용을 많들어 활용하는 것이다. 전에는 신용카드사에서 고객들이 매일 카드를 사용하면 누가 언제 어디서 무엇을 얼마나 구매하였는지 기록으로는 남겨져 있었지만 그러한 데이터를 체계적으로 관리하지는 않았었다. 즉 비정형화된 데이터로 남아있었는데 이 데이터를 분석해 보면 특정 계층 또는 나이 구분 및 어디에 거주하는 어떤 사람들이 주로 무엇을 소비하고 있는지 소비 특성을 알아낼 수 있다. 그러면 이러한 특성을 활용하여 고객들의 소비 패턴과 추세를 분석하여 향후 미래에 소비자들이 어떤 방향으로 움직일지 알 수 있어 새로운 사업의 기회를 창출할 수 있다. 현재는 컴퓨팅 기술과 데이터를 분석하는 알고리즘 기술이 발전하여 이러한 분석이 가능해졌고 앞으로도 성공적인 기업을 만드는데 중요한 역할을 할 것이다.

 

 그다음은 센서 기술이다. 앞서 언급한 데이터를 모으려면 누군가가 필요한 데이터를 측정하여 그 상태에 관한 정보를 어디론가 보내주어야 한다. 이러한 현재 상태를 측정할 수 있는 도구가 센서이다. 예를 들자면 엘리베이터를 만드는 기업인 K사 가 엘리베이터가 잘 작동하고 있는지, 어떤 문제가 생기지는 않는지 확인하기 위하여 모든 엘리베이터에 필요한 센서를 부착하여 엘리베이터 정보를 실시간으로 상태를 측정하고 그 모든 정보를 한눈에 보기 쉽게 해 둔다면 문제가 생겼을 때 기업에서 K사에게 구매 및 보수를 요청하는 것이 아닌 K사에서 먼저 알아차리고 조치를 취할 수 있는 것이다. 이렇게 미리 찾아가는 서비스 덕분에 고객들로부터 매우 좋은 평판을 얻게 되었고 이러한 장점이 다른 기업들에게는 K사를 공급자로 선정하는데 매우 중요한 요소가 되고 있다. 이제 이러한 센서 기술은 엘리베이터뿐만 아니라 자동차, 생산공정, 냉장고등 거의 모든 분야에서 활용되어 상태 정보를 모으고 분석하여 과거와는 차원이 다른 제품의 유지 보수가 가능하게 되었다.

 

3. 구매 업무의 자동화

 

 과거의 1, 2, 3차 산업혁명을 통하여 인간이 하던 일들을 기계가 대신하게 되었는데 주로 그 대상은 육체노동이었다.. 무거운 돌을 사람을 대신하여 기계가 운반하는 경우 또는 동일한 연마 작업을 반복적으로 하는 일을 기계가 대신하는 경우 등 주로 육체노동을 대체하는 수준이었다. 하지만 4차 산업혁명의 가장 큰 특징은 육체노동뿐 아니라 생각하고 판단하는 즉 정신노동 영역까지도 사람을 대신하여 기계가 할 것이라는 예측이다.

 

 이러한 정신노동 대체는 반복적이고 기준이 있는 업무들이 먼저 대상이 될 것이다. 반복적으로 진행되는 구매 업무 프로세스도 이를 피해갈 수 없는데 아래 그림과 같이 현업으로부터 구매 요구사항(PR)을 전달받아,, 공급자를 탐색하고 평가하고 선택하여 구매 발주를 내고 자재가 입고되면 검사하고 대금을 지불하는 과정이 반복적으로 각 단계마다 기준이 정해저 있기 때문에 데이터를 모으고 주어진 알고리즘으로 사람이 하던 일을 기계가 대신할 수 있다는 뜻이다. 먼저 현업에서 구매 요구 사항이 발생하면 구매요청서가 자동으로 생성되어 인간이 직접 PR 요청을 전달하는 일이 없어진다. 그다음 PR을 접수받으면 그러한 PR에 관련된 공급업자를 탐색하여야 하는데 현재는 사람이 자료들을 보며 적합한 공급자를 탐색하는 과정을 거친다. 물론 지금도 공급자 탐색 프로그램을 사용해 할 수 있지만 그렇게 효율적으로 활용되지는 않는다. 하지만 4차 산업혁명 하의 발전에서는 기계에게 공급자 탐색에 관련된 기준을 주면 그대로 행할 수 있다.

 계약서 관리(검토) 같은(검토) 경우도 공급자와 계약을 할 경우 계약서를 작성해야 하는데 계약서 내용이 매우 방대하고 특히 해외 구매일 경우 공급자가 원하는 언어로 계약서를 작성해야 하는데 그 매우 방대한 자료와 언어 문제에 대한 것을 구매 계약관리 시스템이 자동화된다면 기계가 계약을 이해하게 만들고 그 계약내용을 학습하여 더 이상 사람이 그 힘든 과정을 직접 하지 않아도 된다는 굉장히 큰 메리트가 있다.

4. 확장되고 심화된 구매 의사 결정

 

 모든 정보분석에서 원하는 것은 크게 두 가지로 나눌 수 있다. 첫째는 그동안 전혀 인과관계를 알 수 없을 정도로 복잡한 현상이 특성 및 원인↔결과를 이해하게 되는 것, 둘째로 정보 분석을 바탕으로 미래에 관한 예측의 정확성을 향상하고자 하는 노력이다. 물론 모든 현상이 매우 복잡하여 확연히 원인↔결과를 밝혀 내기는 쉽지 않고 미래 또한 아직 실현되지 않은 상태이기 때문에 아무리 노력해도 정확하게 미래를 예측하기란 매우 어렵다. 그러나 4차 산업혁명의 빅 데이터와 인공지능을 활용한 분석 알고리즘이 활용되면서 과거에 하지 못하였던 새로운 의사 결정을 구매 영역에서 할 수 있게 도와준다. 그중 몇 가지 사례를 보겠다.

 

 먼저 지출관리 측면이다. 지금까지 지출 분석은 현재의 자료를 기반으로 과거의 모든 구매 업무 및 특성을 이해하는 것에 초점을 맞추었다. 자사의 구매 특성이 어떤지, 각각의 구매 담당자들은 업무를 효율적으로 잘 수행하는지, 공급자 및 자재들은 효과적으로 관리되고 있는지, 비용은 잘 관리되어 지출되고 있는지 등 주로 현재에 초점을 맞추어 분석하고 진행되었다. 그런데 이러한 지출 분석의 정보가 지출의 패턴을 이해하게 되면 현재뿐만 아니라 미래의 지출도 예측이 가능하고 그럴 경우 기계가 제안을 할 수도 있을 것이다. 또한 구매가 A라는 자재를 지속적으로 구매하는 경우 A자재의 가격에 중요한 변수, 무엇이 구매 가격에 영향을 주는지, 연관성, 연관 관계를 알아내면 요소가 변할 경우 A 자재의 가격이 어떻게 변할지도 예측이 가능해진다.

 

 그리고 자사에 충분히 영향을 끼칠 수 있는 공급자 시장에서 일어나는 수많은 사건들을 기업이 전부 알고 있기에는 한계가 있기 때문에 기계에게 상황을 파악하는 역량을 가지게 하면 스스로 알아서 검토하고 일정한 영영을 벗아 나는 사건들을 알려주어 의미를 분석해준다. 그렇게 자재 가격의 변동, 공급자의 다양한 행동, 수요 공급을 결정하는 행위의 발생 등을 분석하여 사전적 구매 활동을 할 수 있게 시장 탐색을 도와준다.

 

 마지막으로 원가관리와 최적 구매 의사 결정이다. 그동안 복잡한 현설 속에서 구하지 못하였던 원가 관련 정보를 알아냄으로써 보다 적극적이고 전락적으로 원가 관리 활동을 할 수 있고 어느 시기의 어느 정도의 수량을 어떤 방법으로 어떤 공급자에게 구매하는 것이 가장 효율적인지를 알아내어 적절한 재고로 보유하는 방법, 현물시장에서 즉시 구매하는 전략을 세워 손해를 최소화하는 방법이다.

 

 

 참고문헌 - 최정욱 저, 「기업경쟁력 창출을 위한 구매관리」