구매업무의 변화

1. 구매 업무의 전통적 역할과 가치

 

 구매 업무 프로세스를 분석해 보면 구매의 역할과 가치를 잘 이해할 수 있다. 제품을 생산하는 부서에서 제품에 필요한 재료를 구매 부서에게 재료 구매 요청서(PR)를 보내면 구매 부서에서는 그 PR을 받는 시점에서 구매 활동이 시작되는 것이다. 그렇게 구매 활동이 시작되면 가장 최선의 공급자를 선택하고 그 공급자와 계약을 하여 PR을 발행했던 생산 부서까지 재료가 가게 하는 것이 구매 부서의 역할이었다.. 즉 구매부서에서 수행하는 구매는 자신들이 스스로 일하는 것이 아니고 타 부서가 요구 사항을 발생시키면 그러한 요구 사항에 맞추어 업무를 진행하는 것으로 일종의 의무가 발생했던 것이었다. 구매 부서의 성과 또한 현업의 요구 사항을 얼마나 잘 수행하였는가를 중요한 관점으로 보고 모든 활동이 진행되었다.. 결국 구매업무의 가치는 잘 조달하는 것, 즉 경영 환경과 고객 및 사내의 요구사항이 수시로 변동하여 구매 요구 물량과 특성이 자주 변하고 공급 시장에 서는 가역이 불안정하더라도 원하는 자재를 적시에 좋은 가격에 잘 조달해야 하는 것이었다. 기업을 경영하는 데 있어 없어서는 안 되는 중요한 일이었지만 매우 수동적이고 의무적인 가치라고 할 수 있다. 그렇다면 구매가 새로운 가치를 창출할 수 있는 방법엔 무엇이 있을까?

 

 구매의 역할은 이익과 매출 두 가지 측면에서 볼 수 있다. 기업이 이익을 증대시키는 방법은 매출을 늘리거나 원가를 줄이는 일이다. 원가의 경우, 일반적으로 기업의 원가 구조를 살펴보면, 전통적인 제조업의 경우는 전체 원가 중에서 재료비가 차지하는 비중이 크기 마련인데 이러한 재료비는 구매 부서가 관리하는 비용이고 구매 부서가 재료비를 절감하면 그만큼 기업의 이익에 공헌한다고 볼 수 있다. 다음은 기업이 이익을 증대시키는 방법 중 매출을 늘리는 상황에 관하여 살펴보면 매출을 늘리는 활동은 모든 부서에서 시행되지만, 매출에 관련된 직접적인 부서는 전통적으로 영업이나 마케팅 영역이었고 구매 부서는 상대적으로 연관성이 적었다. 하지만 앞서 말했듯 원가 절감을 이용한 매출 증대를 생각해본다면 구매부서의 역할 없이는 다른 부서도 큰 성공을 올리지 못했을 수도 있다.

 

 기업의 궁극적인 목표는 지속적으로 성장을 하는 것으로 볼 수 있다. 그렇기 때문에 대부분의 기업들은 매출을 올려 자신의 기업의 규모를 키워 성장시키기를 도모한다. 그러면 기업은 지속적으로 성장하기 위해 과거 방식을 그대로 답습하여 성장을 할 수 있지만 그러한 경우에는 많은 경쟁을 물리쳐야 하고 또한 이미 알려진 방법으로는 그렇게 효과적으로 성장을 만들어내기가 쉽지 않다. 결국 기업은 과거와 다른 방식을 활용하여 지속적인 성장에 달성해야 하는데 이러한 과거와 다른 방식이 바로 혁신이다. 기업은 먼저 내부적인 혁신을 통한 성장을 이루고자 한다. 내부적인 혁신의 방법 중 첫째는 사내의 협력과 소통을 통하여 과거에 부서 이기주의와 부서 간 장벽으로 인하여 실행되지 못했던 새로운 방법을 모색하는 것이다. 일반적으로 다양한 다기능팀 활동이 증가하고 있는 것도 이런 이유에서이다, 그리고 두 번째는 인재 육성을 통하여 혁신을 이룰 수 있다. 기업 내부의 직원들이 역량이 강화되면 과거에 보지 못하였던 새로운 관점을 가지게 되고 그러한 새로운 관점을 실행할 수 있는 능력도 가지게 되어 이러한 인재 개발과 육성을 통하여 과거과 다른 새로운 방식의 혁신을 모색할 수 있다. 또 다른 세 번째 방법은 현존하는 기술을 다른 분야로 활용하여 응용, 발전시켜 혁신을 도모하는 방법이다. 이미 사용하고 있던 A라는 기술을 활용과 적용이 가능한 새로운 사업영역에 도입하여 B라는 연관 기술로 변형시킬 수 있다면 기업은 이러한 기존 기술을 활용하여 새로운 영역을 개척하고 혁신을 이룰 수 있다.

 

 이러한 내부적 혁신은 기업이 가장 먼저 시도할 수 있는 방법이기는 하지만 일반적으로 다기능 팀을 성공적으로 실행하기 위해서는 다양한 기업 내부의 시각 차이와 정치적인 요소들로 효과와 성공이 쉽지 않다. 또한 인력은 육성할 수 있으나 육성된 인력을 적재적소에 배치하여 원하는 혁신을 만들어 내기도 시간적으로 오래 걸리고 체계적인 지원과 육성이 있어야 가능한 일이다. 그리고 이러한 내부적 혁신은 오랫동안 실행해오면서 영역과 가능성이 점점 고갈되어가고 있다. 결국 기업 내부적 혁신은 가장 쉽고 빠른 혁신의 방법이 될 수 있기는 하지만 실행상의 여러 가지 어려움을 가지고 있는 것이 사실이다.

 

 이렇게 내부적인 혁신이 어려울 때 기업은 외부적 혁신을 찾는다. 성장을 위한 내부적 자원은 유한하지만 외부적 자원은 상대적으로 풍부하고 아직 시도하지 않은 많은 가능성을 포함하고 있다. 이러한 외부적 자원이 공급자를 의미하고 바로 공급자를 통한 혁신을 언급한다. 이런 사례를 잘 보요쥬는 회사는 P&G (Procter and Gamble)이다.이다. 경영환경이 예측하지 못하게 변화하고 기술의 발전 속도가 급속하게 빨라지자, 내부적인 연구 개발(R&D)의 능력이 세계 최고 수준이던 P&G도 기술 개발 투자에 한계를 느끼기 시작했다. 내부적인 R&D의 제품 개발 성공률은 저조해졌으며 연구 개발에 투자된 금액의 자본 효율성도 점점 저조해지는 상황에 직면하였다. 이런 P&G가 선택한 해결책은 외부에 존재하는 다양하고 풍부한 기술과 새로운 아이디어였다. 외부의 공급업자들은 특정 분야에서 오랫동안 사업을 하면서 그 분야에 전문적인 새로운 기술과 지식 그리고 새로운 아이디어를 많이 가지고 있어 그러한 우수함을 자신의 기술들과 연계하여 새롭고 좋은 제품들을 많이 출시할 수 있었다. 이에 P&G는 세상에서 가장 우수하고 좋은 기술이 반드시 우리 기업 내부에 모두 존재할 수 없다는 생각을 하였고 오히려 그러한 가능성은 기업 외부인 공급자들에게서 존재할 수 있고 그것을 어떻게 연계하여 기업의 경쟁력으로 만드는가 하는 것이 보다 중요한 성공 요소로서 인식을 할 수 있었다.

 

2. 고객 지향적 구매관리

 

 구매가 그동안 전통적인 조달 행위를 수행하기 위하여 가장 근접하게 연계되고 협력한 부서는 생산 부서, 품질 부서 그리고 개발 부서였다. 생산 부서에서 생산 계획이 수립되면 그러한 생산 계획에 맞는 자재를 조달하기 위하여 생산 부서와 협조하여 생산 계획의 사전 정보를 공유하기 위해 노력하였다. 그리고 새로운 제품을 개발하는 개발 부서는 신제품 개발에 필요한 신규 자재를 개발하고 확보하기 위하여 구매 부서와 협력을 통한 자재 확보에 노력하였다. 이처럼 구매부서는 주로 기업의 생산 활동에 필요한 영역에서 활동하였다.

 

 그러나 기업이 성장하기 위해서는 무엇보다도 경영 환경 및 시장의 변화와 고객이 무엇을 원하는지를 정확하게 파악하여야 한다. 그러한 고객의 요구 사항을 어떤 기업이 가장 신속하고 적합하게 만족시킬 수 있는가에 따라 기업이 성장하고 발전한다. 하지만 구매부서는 구매 부품의 원가 절감이나 조달 행위에 집중하느라 기업 경영 환경을 이해하고, 기업의 전략을 이해하고, 고객의 요구와 고객의 추세를 이해하는 부분에서는 그다지 활동적이지 않았던 것이 사실이었다. 그러나 구매가 전략적이 되기 위한 가장 중요한 요소는 진정으로 고객이 무엇을 원하는지를 분석하고 그러한 방향에 맞추어 모든 구매활동을 일치시켜야 한다. 결국 구매가 해야 할 일은 단순하게 생산이 원하는 자재를 조달하는 업무가 아니라 고객의 요구 사항을 달성시킬 수 있는 구매의 역할 및 공급자 활용을 해야 한다는 것이다. 이제는 공급자도 중요하지만 동시에 고객 쪽을 바라볼 수 있어야 한다는 뜻이다. 그들의 요구를 이해하고 그러한 요구 사항을 어떻게 달성할지 고민해야 한다. 이러한 구매의 활동을 ‘고객 지향적 구매 활동’이라고’ 말할 수 있다.

 

 구매가 고객을 이해할 수 있다면 구매 부서야 말로 기업에서 고객과 공급자를 동시에 볼 수 있는 매우 중요하고 전략적인 부서가 되는 것이다. 일반. 적으로 기업에서는 많은 부서들이 고객을 이해하고 공급자와 협력하기 위해 노력하지만 어떤 부서도 고객과 공급자를 동시에 보고 이해하고 연결한 부서는 없기에 구매 부서가 바로 이런 새로운 가능성에 도전해야 한다. 구매 부서가 전략적 관점으로 고객 지향적이 되면 고객의 요구 사항들을 이해하게 되고 그러한 요구 사항을 공급자들의 역량을 활용하여 달성한다면 기업의 새로운 성장과 발전이 가능해진다. 이것이 향후 기대되는 구매의 역할인 것이다.

 

 

참고문헌 - 최정욱 저, 「기업 경쟁력 창출을 위한 구매관리」